Соглашение об обработке персональных данных...

    УТВЕРЖДЕНО

                                                                                   Приказом ЗАО «Эксимэлектро»

                                                                                   № 1 от 03.01.2022 г.

Политика

ЗАО «Эксимэлектро»

в отношении обработки персональных данных 

ДАННЫЕ ОБ ОПЕРАТОРЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ:

Закрытое акционерное общество «Эксимэлектро»

УНП 190490879

г.Минск, улица Чюрлениса, дом 26, помещение 169

Почтовый адрес: 220045, г.Минск, ул. Чюрлениса, д. 26, пом. 169

Тел. +375 17 373 44 11

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.  Политика ЗАО «Эксимэлектро» в отношении обработки персональных данных (далее — Политика) определяет основные цели и правовые основания обработки персональных данных, перечни субъектов и обрабатываемых в ЗАО «Эксимэлектро» (далее также — Компания) персональных данных, порядок, условия, способы и принципы обработки персональных данных, права субъектов персональных данных, обязанности ЗАО «Эксимэлектро» при обработке персональных данных, а также реализуемые в Компании требования к защите персональных данных.

2. Политика разработана согласно требований законодательных и иных нормативных правовых актов Республики Беларусь в области персональных данных.

3.  Положения Политики служат основой для разработки локальных нормативных актов компании, регламентирующих в ЗАО «Эксимэлектро» вопросы обработки персональных данных.

4. Цель Политики:

- защита прав и законных интересов субъектов персональных данных,

- выполнение ЗАО «Эксимэлектро» требований законодательства в области персональных данных.

5. Настоящую Политику, а также вносимые в нее изменения и/или дополнения утверждает руководитель Компании.

ОСНОВНЫЕ ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ.

В настоящей Политике используются следующие термины и их определения:

Субъект персональных данных - физическое лицо, в отношении которого осуществляется обработка персональных данных.

Потребитель – физическое лицо, имеющее намерение заказать или приобрести у ЗАО «Эксимэлектро» либо заказывающее, приобретающее у ЗАО «Эксимэлектро» товар (работу, услугу) или использующее товар (результат работы, услуги), приобретенный у ЗАО «Эксимэлектро».

Персональные данные – это любая информация, относящаяся к идентифицированному физическому лицу или физическому лицу, которое может быть идентифицировано.

Обработка персональных данных — обработка персональных данных (далее по тексту - «ПД») любое действие или совокупность действий, совершаемые с персональными данными, включая сбор, систематизацию, хранение, изменение, использование, обезличивание, блокирование, распространение, предоставление, удаление персональных данных.

Оператор - государственный орган, юридическое лицо Республики Беларусь, иная организация, физическое лицо, в том числе индивидуальный предприниматель, самостоятельно или совместно с иными указанными лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных.

Предоставление персональных данных - действия, направленные на ознакомление с персональными данными определенного лица или круга лиц.

Распространение персональных данных - действия, направленные на ознакомление с персональными данными неопределенного круга лиц.

Удаление персональных данных - действия, в результате которых становится невозможным восстановить персональные данные в информационных ресурсах (системах), содержащих персональные данные, и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных.

Блокирование персональных данных — временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, когда обработка необходима для уточнения персональных данных).

Информационная система персональных данных (далее по тексту — «ИСПД») – совокупность содержащихся в базах данных ПД и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств.

Конфиденциальность персональных данных — обязательное для соблюдения оператором или иным получившим доступ к ПД лицом требование не допускать их распространение без согласия субъекта ПД или наличия иного законного основания.

Неавтоматизированная обработка персональных данных — обработка ПД, содержащихся в ИСПД либо извлеченных из такой системы, считается осуществленной без использования средств автоматизации (неавтоматизированной), если такие действия с ПД, как использование, уточнение, распространение, уничтожение ПД в отношении каждого из субъектов ПД, осуществляются при непосредственном участии человека.

Обезличивание персональных данных — действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных.

Трансграничная передача персональных данных — передача ПД на территорию иностранного государства органу власти иностранного государства, иностранному физическому лицу или иностранному юридическому лицу.

Политика определяется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами и документами уполномоченных органов государственной власти:

• Трудовой кодекс Республики Беларусь;
• Закон Республики Беларусь от 10.11.2008 № 455-З «Об информации, информатизации и защите информации»;
• Закон Республики Беларусь от 07.05.2021 N 99-З "О защите персональных данных";
• Указ Президента Республики Беларусь от 28.10.2021 N 422 "О мерах по совершенствованию защиты персональных данных".

ЦЕЛИ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

1. ЗАО «Эксимэлектро» осуществляет обработку ПД в следующих целях:

• рассмотрения резюме кандидатов и подбора персонала на вакантные должности для дальнейшего трудоустройства в Компанию;
• проведения анкетирования кандидата, в отношении которого принято положительное решение о трудоустройстве в Компанию и проверка достоверности указанных в анкете сведений;
• проверки полномочий уполномоченных лиц на подписание договора;
• проверки благонадежности контрагента;
• заключения соглашения о конфиденциальности;
• оказания Компанией услуг по договору;
• обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов;
• размещения сведений в информационных материалах на официальном сайте Компании в сети Интернет;
• подготовки коммерческого предложения, участия в тендере, согласования и подготовки к заключению, заключения, исполнения и прекращения договоров с контрагентами;
• выпуска электронной подписи;
• осуществления функций, полномочий и обязанностей, возложенных законодательством Республики Беларусь на ЗАО «Эксимэлектро»;
• сбора информации через формы обратной связи, сбора статистической информации, администрирования веб-сайта Компании;
• оценки качества выполненных работ.

ДЕЙСТВИЯ, ОСУЩЕСТВЛЯЕМЫЕ С ПЕРСОНАЛЬНЫМИ ДАННЫМИ

1. ЗАО «Эксимэлектро» осуществляет сбор (получение), обработку (запись, систематизацию, накопление, уточнение, обновление, изменение, извлечение, использование), хранение, передачу (распространение, предоставление доступа), уничтожение (обезличивание, блокирование, удаление) персональных данных в целях, указанных в Политике.

2. ЗАО «Эксимэлектро» осуществляет обработку персональных данных с использованием средств автоматизации и без использования таких средств, а также смешанным образом, в т.ч. в информационно-телекоммуникационных сетях, в целях, указанных в настоящей Политике.

ПЕРЕЧЕНЬ СУБЪЕКТОВ, ПЕРСОНАЛЬНЫЕ ДАННЫЕ КОТОРЫХ ОБРАБАТЫВАЮТСЯ В КОМПАНИИ

В ЗАО «Эксимэлектро» обрабатываются персональные данные следующих категорий субъектов:

• кандидаты на замещение вакантных должностей;
• работники ЗАО «Эксимэлектро», в том числе уволенные, а также их родственники;
• представители контрагентов-юридических лиц;
• контрагенты-физические лица;
• посетители;
• лица, направившие обращение в ЗАО «Эксимэлектро»;
• посетители веб-сайта Компании;
• участники ЗАО «Эксимэлектро»;
• представители потенциальных контрагентов Компании.

Обработка специальных категорий персональных данных, касающихся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, интимной жизни, в ЗАО «Эксимэлектро» не осуществляется.

ПОРЯДОК И УСЛОВИЯ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

1. Обработка персональных данных в ЗАО «Эксимэлектро» осуществляется с согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных, если иное не предусмотрено законодательством Республики Беларусь в области персональных данных.

2. Компания осуществляет сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление и уничтожение персональных данных.

3. Обработка персональных данных осуществляется как с использованием средств автоматизации, так и без использования таких средств.

4. ЗАО «Эксимэлектро» без согласия субъекта персональных данных не раскрывает третьим лицам и не распространяет персональные данные, если иное не предусмотрено законом.

5. Обработка персональных данных может осуществляться:

- работниками ЗАО «Эксимэлектро», функциональные обязанности которых предполагают работу с ПД и только на период, необходимый для работы с соответствующими данными. Перечень соответствующих должностей определяется Компанией;

- другими лицами, осуществляющими обработку ПД по поручению ЗАО «Эксимэлектро» (уполномоченные лица). Обработка ПД уполномоченными лицами может

осуществляться на основании соответствующего договора с Компанией, в котором содержится поручение на обработку ПД с согласия субъекта ПД, если иное не предусмотрено законодательством. В поручении должны быть определены ЗАО «Эксимэлектро» перечень действий (операций) с ПД, которые будут совершаться лицом, осуществляющим обработку ПД, цели обработки, должна быть установлена обязанность такого лица соблюдать конфиденциальность ПД и обеспечивать безопасность ПД при их обработке, а также должны быть указаны требования к защите обрабатываемых ПД.

6.При передаче ПД должны выполняться следующие условия:

- передача (предоставление доступа) ПД осуществляется на основании договора, существенным условием которого является обеспечение третьей стороной конфиденциальности ПД и безопасности ПД при их обработке;

- передача (предоставление доступа) ПД осуществляется на основании действующего законодательства Республики Беларусь;

- наличие согласия субъекта ПД на передачу его персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных законодательством.

7. Доступ к ПД ограничивается в соответствии с законами и локальными нормативными актами Компании.

8. Работники Компании, получившие доступ к ПД, принимают обязательства по обеспечению конфиденциальности и безопасности обрабатываемых ПД, которые определены трудовым договором, должностными инструкциями и локальными нормативными актами Компании по обработке ПД.

9. Доступ представителей государственных органов к ПД регламентируется действующим законодательством Республики Беларусь.

10. Трансграничная передача персональных данных допускается:

    1. На территорию иностранного государства, являющегося стороной Конвенции Совета Европы от 28.01.1981 «О защите физических лиц при автоматизированной обработке персональных данных», а также государства, включенного службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций в Перечень иностранных государств, не являющихся сторонами указанной Конвенции и обеспечивающих адекватную защиту прав субъектов персональных данных.

    2. На территорию иностранного государства, не обеспечивающего адекватный уровень защиты, в следующих случаях:

- при наличии согласия в письменной форме субъекта персональных данных на трансграничную передачу его персональных данных;

- в случаях, предусмотренных международными договорами Республики Беларусь;

- в случаях, предусмотренных законами, если это необходимо в целях защиты основ конституционного строя Республики Беларусь, обеспечения обороны страны и безопасности государства, а также обеспечения безопасности устойчивого и безопасного функционирования транспортного комплекса, защиты интересов личности, общества и государства в сфере транспортного комплекса от актов незаконного вмешательства;

- для исполнения договора, стороной которого является субъект персональных данных;

- для защиты жизни, здоровья, иных жизненно важных интересов субъекта персональных данных или других лиц при невозможности получения согласия в письменной форме субъекта персональных данных.

     12. Лицо, уполномоченное ЗАО «Эксимэлектро» на обработку ПД, перед передачей ПД субъектов ПД на территорию иностранного государства обязано убедиться в соблюдении условий, предусмотренных п.п. 11.1, 11.2 настоящей Политики.

СРОКИ ОБРАБОТКИ, В ТОМ ЧИСЛЕ ХРАНЕНИЯ, ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

1. ЗАО «Эксимэлектро» осуществляет обработку ПД до заявления субъектом ПД отзыва согласия на обработку ПД либо до заявления требования о прекращении обработки ПД и (или) их удаления. В пятнадцатидневный срок после получения соответствующего заявления субъекта ПД ЗАО «Эксимэлектро» прекращает обработку ПД, осуществляет их удаление, а при отсутствии технической возможности удаления ПД принимает меры по недопущению дальнейшей обработки ПД, включая их блокирование.

2. Если сроки обработки ПД не установлены законом, их обработка и хранение осуществляются не дольше, чем этого требуют цели обработки, в том числе хранения, ПД.

3. Компания прекращает обрабатывать ПД, если:

- достигнута цель обработки, в том числе хранения, ПД, либо миновала необходимость в достижении цели, если иное не предусмотрено договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект ПД;

- истек срок действия согласия субъекта или субъект отозвал согласие на обработку ПД и у Компании нет иных, предусмотренных законодательством Республики Беларусь, оснований для обработки ПД;

- обнаружена неправомерная обработка персональных данных;

- прекращена деятельность Компании.

СОБЛЮДЕНИЕ ПРАВ СУБЪЕКТОВ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

2. Заявление субъекта ПД должно отвечать требованиям законодательства. Ответ на заявление направляется субъекту ПД в форме соответствующей форме подачи заявления, если в самом заявлении не указано иное.

3. Для реализации своих прав, субъекту ПД необходимо направить в адрес ЗАО «Эксимэлектро» соответствующий запрос одним из следующих способов: ЗАО «Эксимэлектро»

- в письменной форме на адрес: 220045, г. Минск, ул. Чюрлениса, 26-169;

- в виде электронного документа на электронный адрес: info@exim.by.

ОБЕСПЕЧЕНИЕ БЕЗОПАСНОСТИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ ПРИ ИХ

ОБРАБОТКЕ. ПОРЯДОК ДОСТУПА К ПЕРСОНАЛЬНЫМ ДАННЫМ

1. При обработке ПД ЗАО «Эксимэлектро» принимает правовые, организационные и технические меры для защиты ПД от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения ПД, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных.

2. Сотрудникам, допущенным к обработке ПД,запрещается: 

- сообщать сведения, являющиеся ПД, лицам, не имеющим права доступа к этим сведениям; 

- делать неучтенные копии документов, содержащих ПД; 

- оставлять документы, содержащие ПД, на рабочих столах без присмотра;

- покидать помещение, не поместив документы с ПД в закрываемые шкафы или заблокировав доступ к ним;

- выносить документы, содержащие ПД, из помещений без служебной необходимости;

- хранить съемные носители с ПД вместе с носителями открытой информации, на рабочих столах либо оставлять их без присмотра или передавать на хранение другим лицам.

3. Обеспечение безопасности ПД, в частности, достигается: 

- определением угроз безопасности ПД при их обработке;

- применением организационных и технических мер по обеспечению безопасности ПД при их обработке; 

- применением прошедших в установленном порядке процедуру оценки соответствия средств защиты информации; 

- учетом машинных носителей ПД; 

- обнаружением фактов несанкционированного доступа к ПД; 

- восстановлением ПД, модифицированных или уничтоженных вследствие несанкционированного доступа к ним; 

- установлением правил доступа к ПД, а также обеспечением регистрации и учета всех действий, совершаемых с ПД; 

- контролем за принимаемыми мерами по обеспечению безопасности ПД и уровня защищенности ПД.

4.Если необходимо предоставить доступ к ПД работникам, не входящим в перечень должностей с доступом к ПД, им может быть предоставлен временный доступ к ограниченному кругу ПД по распоряжению руководителя ЗАО «Эксимэлектро» или иного лица, уполномоченного на это руководителем ЗАО «Эксимэлектро». Соответствующие работники должны быть ознакомлены под подпись со всеми локальными правовыми актами ЗАО «Эксимэлектро» в области обработки ПД, а также должны подписать обязательство о неразглашения ПД.

5.Работникам Организации, не имеющим надлежащим образом оформленного допуска, доступ к ПД запрещается.

6. В целях обеспечения требований соблюдения конфиденциальности и безопасности при обработке ПД ЗАО «Эксимэлектро» предоставляет должностным лицам, работающим с ПД, необходимые условия для выполнения указанных требований: 

- знакомит работника под подпись с требованиями настоящей Политики, с должностной инструкцией и иными локальными правовыми актами ЗАО «Эксимэлектро» в сфере обеспечения конфиденциальности и безопасности ПД; 

- представляет хранилища для документов, средства для доступа к информационным ресурсам (ключи, пароли и т.п.); 

- обучает правилам эксплуатации средств защиты информации; 

- проводит иные необходимые мероприятия.

7. При прекращении выполнения трудовой функции, связанной с обработкой ПД, все носители информации, содержащие ПД (оригиналы и копии документов, электронные и бумажные носители и пр.), которые находились в распоряжении должностного лица в связи с исполнением должностных обязанностей, работник должен передать своему непосредственному руководителю.

8. Должностные лица ЗАО «Эксимэлектро», работающие с ПД, обязаны немедленно сообщать своему непосредственному руководителю и (или) лицу, ответственному за осуществление внутреннего контроля за обработкой персональных данных обо всех ставших им известными фактах получения третьими лицами несанкционированного доступа либо попытки получения доступа к персональным данным, об утрате или недостаче носителей информации, содержащих персональные данные, удостоверений, пропусков, ключей от сейфов (хранилищ), личных печатей, электронных ключей и других фактах, которые могут привести к несанкционированному доступу к персональным

данным, а также о причинах и условиях возможной утечки этих сведений.

9. За невыполнение требований конфиденциальности, защиты персональных данных должностные лица, осуществляющие обработку персональных данных, несут дисциплинарную, административную,

гражданско-правовую или уголовную ответственность в соответствии с законодательством.

10. Отсутствие контроля со стороны ЗАО «Эксимэлектро» за надлежащим исполнением работником своих обязанностей в области обеспечения конфиденциальности и безопасности персональных данных не освобождает работника от надлежащего исполнения соответствующих обязанностей и предусмотренной законодательством ответственности.

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НАРУШЕНИЕ НОРМ, РЕГУЛИРУЮЩИХ ОБРАБОТКУ И ЗАЩИТУ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ СУБЪЕКТОВ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

1. Лица, виновные в нарушении положений законодательства Республики Беларусь и локальных нормативных актов Компании в области ПД, несут дисциплинарную, административную, гражданско-правовую и уголовную ответственность в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Настоящая Политика является общедоступной. Общедоступность Политики обеспечивается путем ее опубликования на интернет-сайте ЗАО «Эксимэлектро» по адресу: www.eximelectro.by.

2. В случае если какое-либо положение Политики, включая любое предложение, пункт или их часть, признается противоречащим законодательству или недействительным, остальные положения, которые не противоречат законодательству, остаются в силе и являются действительными, а любое недействительное положение или положение, которое не может быть выполнено без дальнейших действий Сторон, считается удаленным, измененным, исправленным в той мере, в какой это необходимо для обеспечения его действительности и возможности выполнения.

3. Субъекты персональных данных, чьи персональные данные обрабатываются ЗАО«Эксимэлектро», могут получить разъяснения по вопросам обработки своих персональных данных, а также реализовать свои права и законные интересы, направив соответствующий письменный запрос

по почтовому адресу: 220045, Минск, ул. Чюрлениса, 26-169 или в виде электронного документа на электронный адрес: info@exim.by